Za kilka tygodni, dokładnie 17 grudnia 2021 r do polskiego porządku prawnego zostanie zaimplementowana Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii tzw. Sygnaliści.
Pojęcie Sygnalista odnosi się do osoby, która sygnalizuje i zgłasza nieprawidłowości zaobserwowane w miejscu pracy.[1]
Mimo, że do czasu wejścia w życie nowych przepisów dzieli nas jeszcze trochę czasu to pracodawcy powinni zacząć przygotowania już teraz. Zmiany w przepisach dla wielu będą stanowiły wiele trudności ponieważ dyrektywa reguluje wprowadzenie w firmie odpowiednich procedur, narzędzi i rozwiązań organizacyjnych oraz prawnych.
Nowe przepisy początkowo obejmą tylko część pracodawców tych, którzy zatrudniają co najmniej 250 pracowników. W przypadku mniejszych podmiotów, zatrudniających od 50 pracowników do 249 pracowników obowiązek wdrożenia odpowiednich mechanizmów zacznie obowiązywać dopiero 17 grudnia 2023 r.
Przepisami dyrektywy w pierwszej kolejności zostaną objęte podmioty prawne z sektora publicznego, poza gminami zamieszkiwanymi przez mniej niż 10 tys mieszkańców oraz podmioty z sektora prywatnego, tutaj wyjątek stanowią podmioty, które zatrudniają mniej niż 50 pracowników. Podmioty prawne, które działają w sektorze finansowym będą podlegać dyrektywie niezależnie od liczby zatrudnianych osób, ani w jakim sektorze działają.
Jakich naruszeń mogą dotyczyć zgłoszenia?
Sygnalistą będzie mógł być tak naprawdę każdy, kto będzie chciał dokonać zgłoszenia naruszenia w związku z pracą. Może to być np: pracownik, współpracownik, wspólnik, akcjonariusz. Katalog wszystkich aktów prawnych, których mogą dotyczyć naruszenia to np: ochrona konsumentów, ochrona danych osobowych, sprawy podatkowe i finansowe, zamówienia publiczne, bezpieczeństwo transportu i bezpieczeństwo produktów. Należy mieć jednak na uwadze, że katalog dziedzin naruszeń nie jest stały i może zostać rozszerzony również na wszelkie naruszenia prawa.
Jakie obowiązki będą mieli pracodawcy?
Bez wątpienia najważniejszym obowiązkiem pracodawców będzie wprowadzenie nowych procedur w organizacji i kanałów do dokonywania zgłoszeń zgodnie z rozporządzeniem. W państwach członkowskich będą obowiązywać trzy kanały zgłoszeń. Cała procedura ma na celu zwalczanie korupcji i przeciwdziałanie wszelkim praktykom sprzecznym z prawem oraz ochronę sygnalistów przed działaniami odwetowymi:
- kanał wewnętrzny: głównym założeniem jest, aby w pierwszej kolejności zachęcać do składania zgłoszeń w ramach organizacji, zanim zostaną skierowane one poza organizację do organów zewnętrznych,
- kanał zewnętrzny: do właściwego organu,
- w drodze ujawnienia publicznego (w ostateczności, jeśli wcześniej dokonano zgłoszenia wewnętrznego lub zewnętrznego i nie zostały podjęte żadne działania).
Kanały do przyjmowania zgłoszeń powinny zapewnić całkowitą poufność osobie, która dokonuje zgłoszenia oraz powinny zostać zabezpieczone w taki sposób, aby osoby nieupoważnione nie miały do nich dostępu. To oznacza, że pracodawcy powinni zastanowić się nad wyborem najbezpieczniejszego kanału do zgłoszeń i odpowiednich osób, które te zgłoszenia będą dla nich rozpatrywać. Mogą to być osoby zatrudnione wewnętrznie w organizacji oraz podmioty trzecie, np wyspecjalizowane firmy lub kancelarie.
Poza opracowaniem systemu raportowania nadużyć pozostaje jeszcze sporo innych obowiązków ciążących na pracodawcach. Osoby wyznaczone do obsługi procesu będą zobowiązane do poinformowania osoby zgłaszającej w terminie nie dłuższym niż 7 dni o przyjęciu zgłoszenia. Następnie będą musiały zweryfikować otrzymane informacje i prowadzić rozmowy wyjaśniające. To wszystko po to, aby ustalić czy doszło do naruszenia prawa czy nie. W razie zidentyfikowania nadużycia konieczne będzie pociągnięcie do odpowiedzialności dyscyplinarnej osoby, która dokonała nadużycia lub zgłoszenie incydentu do właściwych organów państwowych. W całym procesie bardzo ważne jest, aby informacje zwrotne dotyczące konkretnej sprawy zostały przekazane sygnaliście w terminie nie dłuższym niż 3 miesiące.
Pracodawcy będą zobowiązani do prowadzenia rejestru zgłoszeń i przechowywania ich przez określony czas.
Unijna dyrektywa może rodzić szereg wyzwań dla pracodawców, mimo to warto podjąć odpowiednie działania już teraz, aby nie powtórzyć błędów sprzed kilku lat, kiedy do ostatniej chwili firmy odkładały wdrożenie przepisów RODO, bo skutek tego był taki, że spora część firm nie była przygotowana do zmiany przepisów.
[1] P. Trzaskowska – Machalska Ochrona sygnalistów przewidziana w projekcie Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie ochrony osób zgłaszających przypadki naruszenia prawa Unii oraz projekcie ustawy o jawności życia publicznego oraz projekcie ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych. „Przegląd Ustawodawstwa Gospodarczego” 2019, nr 3, s. 259.
